Приклад посадової інструкції на посаду менеджера з продажів – https://docs.google.com/document/d/1in75RDoMRtmIbMWkmAfN_Y6VVeevq9VZE59S8b1hLVE/edit?usp=sharing
Документ від юристів про типи працевлаштування та робочих стосунків – https://drive.google.com/file/d/1Oz7OlYsj9CZwt5ZfIofAkHOYbWSD5s1p/view?usp=sharing
Як наважитися делегувати? Зрозуміти, навіщо вам це. Бізнес та своя команда потрібні не всім.
Я делегую, щоб робити великі речі разом 🙂 Те, що я сама не змогла би робити або це було би надто важко. А ще я делегую, щоб проживати більш своє життя і займатися тим, що мені подобається, а також щоб давати іншим можливість займатися тим, що їм подобається. Мені відгукується думка, що успішна команда – це не ті, хто обслуговують одну зірку. Успішна команда – це все зірки, які утворюють сузір’я і сяють разом. Тобто кожен на своєму місці і кожен виконує роботу, яка йому чи їй подобається. І всі задоволені 🙂
Якщо ви дійсно хочете стати на шлях делегування чи створення команди, але ніяк не можете цього зробити, то варто зрозуміти, що саме заважає або стримує. Розібратися у цьому з психологом чи коучем. Адже ми не можемо управляти тим, чого ми не розуміємо і не усвідомлюємо. А страх, який продовжує бути прихованим, стає ще сильнішим.
Скоріше за все, перший досвід делегування буде не найбільш успішним, як і у будь-чому іншому, коли ми робимо це вперше. Але також допомагає розуміння, що завжди можна щось змінити. Якщо ви не будете задоволені співпрацею з цією людиною, завжди можна змінити домовленості чи попрощатися.
Кого наймати першочергово? Залежить від типу проєкту, але загальна порада така – тих, хто прямо впливають на дохід та тих, які зможуть забрати від вас роботу, яку ви найбільше не любите. Чому? Тих, хто впливає на дохід – це зрозуміло, зароблені гроші ви зможете вкладати у просування чи у делегування чогось ще. А чому варто також першочергово делегувати роботу, яку ви найбільше не любите? Якщо ви віддасте роботу, яку терпіти не можете, ви вивільните свою енергію, яку зможете спрямувати в інше русло. Якщо ми довго займаємося тим, що нам не подобається, дратує, від чого вже змучилися або що набридло, це сильно впливає на нашу життєву енергію.
Варто пам’ятати про три стовпи бізнесу – продукт, його маркетинг та продажі. І турбуватися про всі три стовпи. Так як ми експерти, ми часто займаємося продуктом, і далі наймаємо людей для його просування та продажів. Тож, варто аналізувати, який із трьох стовпів бізнесу зараз просідає найбільше і наймати людей, які будуть допомагати вам це покращувати. І тут має бути баланс. Покращувати продукт можна безкінечно, але варто пам’ятати, що достатньо хороше теж купують. І навпаки – якщо зливати багато фінансів та зусиль у рекламу, але є великі питання та недопрацювання у продукті, то це все може бути марно.
В онлайн-школах часто йде така послідовність: збільшується команда викладачів, бо це впливає на загальний дохід та кількість учнів школи, далі наймається адміністратор, щоб це все менеджити, – ці люди якраз закривають основні питання продукту. І далі щоб займатися маркетингом та просуванням наймається ще таргетолог та smm. А далі вже можуть бути і інші люди – менеджер з продажів та дірект-менеджер, методист, технічний спеціаліст, і т.д. Але це лише як один з можливих варіантів розвитку подій. Насправді у кожного свій унікальний шлях.
Де шукати викладачів? Всюди 🙂 На сайтах пошуку роботи, через рекомендації від інших членів команди (можна давати фінансову винагороду за рекомендацію вдалої людини), через свій блог або рекламу в інших викладачів-блогерів, через конференції чи спільне навчання – чати для нетворкінгу і т.д. Також можна контактувати зі своїми колишніми одногрупниками, якщо ви знаєте, що вони працюють у цій сфері. У багатьох онлайн-школах процес пошуку викладачів відбувається постійно – пост про це є закріпленим зверху у профілі, і у вільний час можна спілкуватися з тими, хто заповнили заявку останнім часом чи переглядати резюме на work ua
Як визначати ціну? Опиратися на три моменти: що пропонується на ринку за цю роботу + що очікує людина + що ви можете запропонувати
Які види зайнятості / співпраці можуть бути? Дуже різні. Тут рекомендую консультуватися з юристами. Але я також прикріпляю до цього відео документ від юридичної агенції, у якому детально описано, що можна вважати трудовими відносинами, а що цілком підпадає під визначення цивільно-правових. Спойлер: якщо людина працює не тільки з вами, а має ще й інші джерела прибутку – це вже не обов’язково мають бути трудові відносини. Трудові відносини – це коли винагорода за виконувану роботу (наприклад, надані вам людиною послуги) є єдиним джерелом доходу особи або становить 75 і більше відсотків її доходу протягом 6 календарних місяців
Як краще організувати процес відбору та співбесід? Так, щоб це не забирало весь ваш час та весь ресурс. Поки ви шукаєте та наймаєте людей, інша робота теж залишається. Як варіант, можна організувати такий процес: Гугл форма + тестове завдання + аж тоді співбесіда. Важливо зрозуміти, які ваші основні критерії та вимоги до цього працівника. Наприклад, для викладача – це рівень мови, розуміння методики викладання. Окей, тоді при заповненні Гугл форми попросіть людину написати про свої плани на майбутнє англійською, також додайте 1-2 методичні питання. Також можна попросити записати аудіо повідомлення про себе англійською. Тоді вам не обов’язково треба зустрічатися, щоб зрозуміти, чи ця людина підходить вам за рівнем мови, ви одразу це бачите. І можете запрошувати на особисту розмову лише найкращих, а не всіх підряд.
Чи варто, щоб на кожну посаду були посадові інструкції? Бажано, але якщо людина тільки прийшла до вас, а раніше на цій посаді у вас нікого не було, то це окей. Можна попередити людину, що її посадова інструкція буде формуватися протягом першого місяця роботи. В інструкції має бути: перелік, що людина має робити у вигляді списку обов’язків, коли вона має це робити та ЯК вона має це робити (краще якомога детальніше, наприклад з конкретними скриптами повідомлень). Можна дати цій людині завдання формувати інструкцію на основі аудіо та текстових повідомлень від роботодавця, а також на основі власних спостережень щодо того, як це робити простіше, швидше та ефективніше. Також варто сказати людині, що далі вона має оновлювати цю інструкцію та підтримувати її актуальність
Як організувати ефективний онбординг? Це залежить від посади, наприклад онбординг маркетолога точно буде відрізнятися від онбордингу викладача. Візьмемо на прикладі викладача. Як варіант, це можуть бути записані відео інструкції – як заповнювати табличку з обліком занять, де знаходити матеріали для першого уроку. Для менеджерки по роботі з клієнтами можуть бути текстові інструкції по всьому, скрипти повідомлень, і також є спільний Телеграм-канал. Тож можна спочатку давати завдання писати щодо оплат, переглядати ці повідомлення та давати зворотній зв’язок, далі – комунікація з поточними клієнтами, зворотній зв’язок, потім теж переглядаємо ці повідомлення та даємо зворотній зв’язок. Для обліку оплат від студентів можна використовувати CRM-систему “Отмечалка”, вона українська, випереджаючи ваші питання, і дуже зручна. Також варто попередити, що помилки на перших етапах – це ок. Важливо, щоб людина їх не приховувала, а говорила прямо про них
Як перевіряти якісь роботи викладачів? Можна ввести звітність у Гугл таблиці – там має бути вказана мета курсу, ціль кожного уроку, матеріали, які були взяті + домашнє завдання. Всі групові уроки записуються, і методист може переглядати будь-який із них.
Як підтримувати зв’язок зі студентами власнику школи, якщо по всіх питаннях з ними вже зв’язується адміністратор? Способів є багато: можна запрошувати учнів на індивідуальні глибинні інтерв’ю час від часу, щоб поспілкуватися з ними про ефективність їх навчання, можна проводити розмовні клуби для них або надсилати їм особисто форми для зворотнього зв’язку.
Як розуміти, наскільки робота цієї людини ефективна? KPI, звітність. Візьмемо на прикладі таргетолога. Часто звіти надають у форматі: витрачена сума, кількість заявок та вартість кліка. Тобто ми можемо порахувати вартість заявки. Але це дає мало інформації, треба і варто рахувати вартість клієнта, а не лише вартість заявки. Який сенс у цих заявках, якщо потім ніхто з них не стають реальними клієнтами? Тож, прораховуйте також вартість реального клієнта. Також варто домовлятися про періодичність звітності, наприклад про щоденні чи щотижневі звіти по рекламі. Мій улюблений формат – це звіт по рекламі двічі на тиждень
Як зрозуміти, як формувати оплату, коли це ставка + %? Оплата у форматі ставки + % – це не лише для менеджера з продажів. Якщо це адміністратор школи, то у нього теж може бути ставка + відсоток. Наприклад, відсоток від окремого напрямку школи (розмовні клуби) або % від обороту школи чи певна оплата залежно від кількості студентів. Тоді людина може бути зацікавлена писати колишнім клієнтам або допродувати щось вже існуючим.
Якщо це менеджер з продажів, то звісно, що це має бути ставка + відсоток. Наприклад, за місяць людина має опрацювати 150 заявок – це по 7-8 заявок на день, якщо ми говоримо про 20 робочих днів. У людини є ставка 15 000 грн + 8% від вартості абомененту чи можна сталу суму, наприклад 200 грн за кожну покупку. Плюс варто вводити показник “швидкість відповіді на заявку”. Якщо заявка висить три години у робочий час – це не окей. Варто намагатися опрацьовувати заявки якнайшвидше. Якщо людині окей отримувати ставку і все, то це не менеджер з продажу. Як перевірити, чи людина зможе працювати як менеджер з продажу? Ця людина часто хоче росту та розвитку, не хоче стояти на місці. Також можна запитувати “А як ви будете реагувати, коли людина пише “добре, я подумаю” або “дякую”?
Як перестати хвилюватися, що ця людина вкраде наших клієнтів чи щось інше? Такі хвилювання мають місце бути. На посаду адміністратора краще не брати прямих конкурентів, тобто викладачів цього самого предмету. Проте у будь-якому випадку у цієї людини є лише частина знань про проєкт. Це як частина інгредієнтів, – цілий пиріг вона з цим не спече. Навіть якщо вона захоче створити щось таке саме, це точно буде інший проєк. Треба бути готовою, що все що завгодно може статися. Але ця людина не зможе створити те саме, що створюєте ви.
Пароль від Фейсбук чи Інстаграм ми не передаємо нікому! Менеджерки можуть відповідати на заявки з Інстаграм через CRM – Key crm, це коштує 19$ на місяць, тобто десь 700 грн.
У Телеграм той, хто володіє номером, той володіє аккаунтом, тому там все простіше. Але все одно залишається правило “довіряй, але перевіряй”
Як проводити зустрічі, щоб це було недовго та результативно? Планувати таймінг та цілі для кожної зустрічі. Дотримуватися цього таймінгу. Думати у кожному окремому випадку, чи зустріч дійсно потрібна. Можливо, деколи достатньо кількох повідомлень. Вводити як обо’язок для працівника “надавати звіт роботодавцю про…”, тоді зустріч може бути і не потрібна.
Також можна вводити “відвідування зустрічей” як вимогу для тих, хто хочуть отримувати підвищення оплати згодом. Це один із варіантів, як змотивувати працівника відвідувати командні зустрічі. Проте також важливо дбати, щоб зустрічі не були надто довгі і занадто часті, щоб теми були цікаві та актуальні для членів команди.
Яка буває не фінансова мотивація працівника? Яка завгодно. Варто питати людей про це на співбесіді і потім далі питати знову, на індивідуальних чи командних розмовах. Якщо це про викладачів, то хтось хоче переглядати вебінари та обговорювати їх з колегами, хтось хоче щоб його уроки переглядали і надавали йому/їй зворотній зв’язок.
Комусь це все не потрібно, але приємно мати дружню атмосферу у команді, подарунки на свята, тімбілдінг-зустрічі час від часу.
Як допомагати людям у команді рости разом зі мною? Розуміти їх сильні сторони, спілкуватися з ними і допомагати їм захотіти використовувати свої сильні сторони на спільне благо проєкту. Варто пам’ятати, що ми не можемо взяти відповідальність за те, що ми не обирали. Тож краще, коли член команди сам вибере, як він хотів би зростати далі. Навіть якщо це буде з кількох запропонованих вами варіантів, але чудово, коли людина робить особистий вибір.
Як деякі приклади: особистий помічник може вирости у менеджера проєкту і з часом виконувати ваші обов’язки та керувати рештою команди, викладач може вирости у методиста та рекрутера, тобто наймати та навчати нових викладачів, а також донавчати вже існуючих членів команди.
Майстер-майнд по делегуванню (Наталія Мушкарьова)
⤵️⤵️⤵️
Як та з чого почати співпрацю з адміністратором?
- Можна у описі вакансії подати список усіх завдань, які особа виконуватиме та попереджати на співбесіді, що це лише попередній перелік.
- Також можна заздалегідь продумати час зайнятості, на який ви шукатимете працівника (наприклад, 2 години на день вечором).
- Крім того, варто одразу продумати вимоги до працівника, які ви з ним обговорюватимете – наприклад, добре знання української мови, відповідальність, вимоги до графіку роботи.
- У процесі комунікації можна побачити, що це за людина з її реакцій та відповідей.
- Можна дати кілька тестових питань – наприклад, як би особа на посаді офіс-менеджера повела себе у ситуації з проблемним учнем.
- Потім можна домовитися про випробувальний період.
Про страхи стосовно того, що ви не можете забезпечити особі повний робочий день – багато хто саме шукає зайнятість на кілька годин в день, тому це просто потрібно чітко обговорювати при прийомі на роботу. Так само можна і вираховувати оплату, базуючись на тому, скільки би коштував в середньому повний робочий день (і далі зменшувати суму залежно від завантаженості працівника).
Коментар від учасника: Має позитивний досвід співпраці з особистим асистентом, яка є студенткою першого курсу, тому не варто боятися брати студентів.
➡️ Крім того, що допомагає знайти хорошого працівника:
- Поставити ціну тіршки вищу ніж середня на ринку.
- Увага до деталей на етапі відбору кандидата (як уважно особа реагує на повідомлення та веде комунікацію).
- Форма для заповнення кандидатами (можна додати важливі для вас питання).
- Трекінг робочого часу – можна просити працівника давати вам періодично інформацію про те, скільки часу на тиждень він працює на вас. Таким чином можна проаналізувати, як особа справляється з завданнями та чим ще її можна завантажити (відповідно до зарплати).
- Створювати файли з інструкціями (у текстовому форматі чи відео) – тим можна користуватися багато разів.
Як визначити години, скільки працює адміністратор у школі
Окрім згаданого вище трекінгу часу:
- Можна слідкувати скільки часу завдання які ви збираєтеся делегувати забирають у вас.
- Чітко домовлятися про графік (коли саме особа має бути точно доступна, а коли “години тиші” чи вихідні).
- Створити чіткий перелік обов’язків (допомагає зрозуміти, за що ви платите особі та скільки часу на це може витрачатися).
Також з працівником можна домовитися про оплачувану відпустку.
Про страх змін перед делегуванням своїх обов’язків. Як наважитися, якщо при найманні нового працівника доведеться переналаштувати систему роботи, до якої звик.
- Не обов’язково одразу створювати під нову людину повністю нове робоче середовище. Можна протягом першого етапу співпраці домовитися про те, що ви протягом певного часу будете разом формувати посадові обов’язки для особи.
- Це цілком нормально, якщо нова людина щось буде робити по-іншому, не так як ви.
- Також допомагає оптимізація процесів (використання CRM-системи, платіжної системи, тощо).
- Можна за якийсь час попросити нову людину прописати для вас алгоритм того як вона виконує різні завдання (по суті, самостійно прописати свою посадову інструкцію).
Про платіжну систему
І Мар’яна, і Наталія мають позитивний досвід в платіжною системою WayForPay. Вона одна з найзручніших (легше оплачувати користувачам з-за кордону, менше технічних збоїв). Також можна налаштувати доступ адміністратору для виставлення рахунків та відслідковування платежів (при тому на правах менеджера такий користувач не може змінювати важливі фінансові дані та не має доступ до ваших даних). Комісія – 2,2 відсотка від кожного платежу.
Співпраця – за трудовим договором чи з ФОП?
У Наталії різні працівники працюють за різними системами. Зручніше співпрацювати з ФОПом (легально сплачувати податки за особу, компенсувати певні витрати, тощо).
Приклади КРІ для працівників
Залежно від обов’язків – визначається за завданнями, які особа виконує.
Для Наталії основний метод контролю працівників – дедлайни. Якщо особа їх не дотримується, тоді вже постає питання ефективності її як працівника.
Інша рекомендація для встановлення КРІ працівника – чітка кількість завдань, від якої залежить ставка (наприклад, за місяць створити певну кількість контенту, знайти стільки-то нових клієнтів, тощо). Якщо працівник не “витягує” якісь з цих цифр за місяць, він сам може дивитися, як це компенсувати (наприклад, продзвоном старих клієнтів, якщо немає нових).
Набір нових викладачів – як організувати співпрацю, якщо є своя програма? Вимагати від нових викладачів працювати так як ви чи покладатися на їх професіоналізм? Питання авторського права
Наталія – залежно від принципів школи:
- з однієї сторони, та сама програма не завжди підходить всім, тому викладачі можуть щось міняти, підлаштовуючись під учнів;
- з іншої сторони, якщо у вас є свої наробки, то цілком нормально поділитися ними зі своїми викладачами. Постає питання інтелектуальної власності (немає гарантій, що викладачі не користуватимуться вашими розробками для себе), але це є ризик, від якого важко себе застрахувати. Якщо ви пропонуєте щось унікальне, варто проконсультуватися з юристом, як можна застрахувати свою роботу (методику, торгову марку, тощо).
➡️ Про копіювання ваших ідей:
- Варто доносити найманим працівникам, що це крадіжка (багато людей в Україні, на жаль не розуміють цього, хоч це очевидно) та проговорювати правила співпраці та використання ваших матеріалів на початку співпраці.
- Можна укласти договір з правилами використання ваших наробок (звісно, після консультації з юристом). Коментар учасника – під час співпраці з одним коучем, вони підписували договір, що якщо коуч передає йому клієнтів, а ті починають оплачувати викладачу напряму, це вважається крадіжкою та несе за собою штраф 10 тис. доларів. Подібні прописані правила психологічно діють на людей та можуть бути певною гарантією.
Вигорання керівника
Коли багато працюєш, це рано чи пізно відображається на креативності та здатності продукувати нові ідеї.
Багато викладачів трудоголики, тому проблема відпочинку особливо гостра у тих, хто має свій викладацький бізнес.
- Можна обманювати свій мозок та ставити відпочинок як одне з виробничих завдань (завдання – сходити на прогулянку або у спортзал).
- Скласти список речей, які відновлюють вашу енергію. І коли енергії дійсно немає, можна заглядати у цей список для пошуку ідей відпочинку.
- Ідея від Мар’яни – завести окремо акаунт у соцмережі якою ви користуєтеся (у неї це Телеграм) без робочих контактів. Можна переключатися на нього, коли не хочеться спілкуватися на робочі теми. Також в неї телефон перші дві години зранку після сну налаштований на режим польоту (без жодних сповіщень).
- Дуже важливо навчитися розмежовувати особисте життя та роботу, щоби не починати вирішувати робочі питання зранку, лежачи у ліжку.
- Інша учасниця під час активної стадії проекту зробила собі правило гуляти в лісі по півтори години кожного дня, і в цей час не займатися ніякими іншими питаннями. Це відновлює енергію як після хорошого сну.
- Слідкувати за балансом розумової, фізичної та емоційної сфери (для тих хто інтелектуально працює, важливо також шукати фізичний та емоційний відпочинок).
- Записувати важливі завдання, не тримаючи все у голові. Можна завести записник для поточних справ та занотовувати туди важливі завдання, коли вони з’являються.
- Ставити зустрічі з командою на час у другій половині дня або у інший період поза зоною вашої найбільшої продуктивності. А свій найбільш продуктивний час вивільнити для креативних завдань.
- Поставити ліміт на комунікацію (наприклад, не відповідати на повідомлення після 9 вечора і до 10 ранку).
- Принцип, який можна використовувати для пошуку часу на себе – виділяти для своїх потреб хоча б одну годину на день, півдня на тиждень і хоча б один день на місяць.
❓Задумайтеся:
Чи хотіли б ви щоб ваша кохана людина завжди була завантажено купою справ, постійно щось комусь доводила і поспішала? Так само варто ставитися і до себе.
Уповільнення себе – це прояв любові.
Делегування – як гра у м’яч: ви не можете постійно тримати його в руках, його потрібно кинути іншій особі, щоби вона зробила свій хід. Тому не варто цього боятися.